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Procedura di revisione normativa - Revisione da parte del supervisore

Panoramica

Il flusso di lavoro di approvazione per i responsabili diretti introduce un meccanismo di approvazione per i riepiloghi mensili delle registrazioni orarie in TimeCatch.

I dipendenti possono inviare il proprio riepilogo mensile per la revisione. Se è stato assegnato un responsabile di linea, il riepilogo viene inviato a quest'ultimo per l'approvazione prima della chiusura mensile definitiva.

Se non è stato assegnato alcun responsabile di linea, il processo di chiusura mensile rimane invariato e il dipendente può chiudere direttamente il mese.

1. Assegnazione di un responsabile diretto

Aggiungere “Seleziona un responsabile diretto”

Sarà disponibile un nuovo campo per la selezione di un responsabile di linea nella:

  • pagina “Dettagli dipendente”
  • pagina “Dettagli del gruppo”

Gli amministratori possono utilizzare questo campo per assegnare un dipendente come responsabile diretto.

Solo l’amministratore aziendale/superamministratore può assegnare o modificare il supervisore.

Pagina “Dettagli dipendente”

Navigazione:

TimeCatch → Dipendenti → Seleziona dipendente → Panoramica

Un nuovo campo a tendina:

"Responsabile diretto".

timecatc-super-1.png

Funzionalità

  • L’amministratore può selezionare qualsiasi dipendente dall’elenco dei dipendenti.
  • La selezione viene salvata automaticamente.
  • Non è necessario alcun salvataggio aggiuntivo.
  • Il supervisore assegnato diventa immediatamente attivo.

Rimozione dell’assegnazione di un responsabile

Per rimuovere un responsabile diretto assegnato:

  • Aprire il menu a tendina «Responsabile».
  • Selezionare "Nessuno".
  • L’assegnazione del supervisore viene automaticamente rimossa.

2. Assegnare un supervisore di gruppo

Percorso:

TimeCatch → Personale → Gruppo

È disponibile anche un campo “Responsabile” per i gruppi.

Come funziona

  • L’amministratore può assegnare un supervisore a un gruppo.
  • Tutti i membri dello staff all'interno del gruppo possono accettare l'assegnazione del supervisore.
  • La selezione del supervisore viene salvata automaticamente.

time-super-2.png

Se non viene selezionato alcun supervisore (Supervisore = Nessuno), i dipendenti di questo gruppo non necessitano dell’approvazione di un supervisore.

3. Processo di approvazione per la chiusura di fine mese

Scenario 1: Nessun supervisore assegnato

Procedura:

Employee
   |
   |
Submit / Close Month
   |
   |
Month Closed

image.png


Il comportamento attuale rimane invariato.

Scenario 2: Supervisore assegnato

Procedura:

Employee
   |
   |
Submit Month
   |
   |
Supervisor Review Request Created
   |
   |
Supervisor Reviews
   |
   |
Approve
   |
   |
Month Closed

image.png

Se un utente dispone dei permessi di Super User o Super Admin, la richiesta verrà chiusa direttamente anziché essere inoltrata, anche se all'utente che ha effettuato l'accesso è stato assegnato un supervisore.

Il titolare dell’account può inoltre chiudere direttamente le richieste per tutti gli utenti tramite la scheda Panoramica e la scheda Revisione.

 

Scheda «Riepilogo revisione»

Nuova scheda “Revisione”

È stata aggiunta una nuova scheda alla pagina "Riepilogo".

Posizione:

TimeCatch → Saldo

Visualizzazione per i responsabili

I responsabili possono visualizzare quanto segue:

  • Nome del dipendente
  • Mese
  • Ore di lavoro previste
  • Ore effettivamente lavorate
  • Saldo
  • Straordinari
  • Ferie
  • Stato di approvazione

test.png

Vengono visualizzate solo le richieste dei dipendenti assegnati a questo responsabile.

Se un responsabile ha richieste in sospeso e l'azienda/il titolare rimuove il responsabile, tutte le richieste in sospeso rimangono visibili nella scheda "Revisione" dell'azienda/del titolare e possono essere finalizzate una volta esaminate.

test (1).png

4. Impostazioni delle notifiche via e-mail per i responsabili

Nuova scheda “Impostazioni responsabile”

Posizione:

TimeCatch → Impostazioni

Nuova scheda: Supervisore

Elenco dei supervisori

Questa pagina mostra tutti i supervisori disponibili.

Ogni riga relativa a un supervisore contiene:

Campo Descrizione
Nome del supervisore Dipendente assegnato a questo supervisore
Notifica via e-mail Attiva/disattiva le e-mail
Indirizzo e-mail Indirizzo e-mail del supervisore


time-super-6.png

Abilita notifiche

Casella di controllo: Ricevi notifiche via e-mail

Se abilitato: il responsabile riceverà e-mail relative alle richieste di revisione in sospeso.

Disattiva le notifiche

Se disabilitato:

  • Non verrà inviata alcuna e-mail.
  • Le richieste in sospeso rimangono disponibili nel portale.

5. Regole per le notifiche via e-mail

Le notifiche via e-mail vengono inviate solo se:

Condizioni:

✔ È stato assegnato
un responsabile ✔ La casella di selezione della notifica è spuntata
✔ Sono presenti richieste in sospeso per la revisione mensile

Quando viene presentata una richiesta a un responsabile diretto, viene inviata un’e-mail una sola volta alla fine della giornata.


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