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Procédure d'examen réglementaire - Examen par le superviseur

Présentation

Le workflow de validation destiné aux responsables hiérarchiques met en place un mécanisme de validation des récapitulatifs mensuels de saisie des temps dans TimeCatch.

Les collaborateurs peuvent soumettre leur récapitulatif mensuel pour examen. Si un responsable hiérarchique a été désigné, le récapitulatif lui est transmis pour validation avant la clôture mensuelle définitive.

Si aucun responsable hiérarchique n’est attribué, le processus de clôture mensuelle reste inchangé et l’employé peut clôturer le mois directement.

1. Affectation d’un responsable hiérarchique

Ajouter « Sélectionner un responsable hiérarchique »

Un nouveau champ permettant de sélectionner un responsable hiérarchique sera disponible sous :

  • Page « Détails de l’employé »
  • Page « Détails du groupe »

Les administrateurs peuvent utiliser ce champ pour désigner un employé comme responsable hiérarchique.

Seul l'administrateur de l'entreprise ou le super-administrateur peut désigner ou modifier le supérieur hiérarchique.

Page « Détails de l'employé »

Navigation :

TimeCatch → Employés → Sélectionner un employé → Aperçu

Un nouveau champ déroulant :

« Responsable hiérarchique » s’affiche.

timecatc-super-1.png

Fonctionnalité

  • L'administrateur peut sélectionner n'importe quel employé dans la liste des employés.
  • La sélection est enregistrée automatiquement.
  • Aucune validation supplémentaire n’est nécessaire.
  • Le supérieur hiérarchique désigné devient immédiatement effectif.

Supprimer l'affectation d'un supérieur hiérarchique

Pour supprimer l'affectation d'un supérieur hiérarchique :

  • Ouvrez le menu déroulant « Responsable ».
  • Sélectionnez « Aucun ».
  • L'affectation du supérieur hiérarchique est automatiquement supprimée.

2. Attribuer un responsable de groupe

Chemin d'accès :

TimeCatch → Personnel → Groupe

Un champ « Responsable » est également disponible pour les groupes.

Fonctionnement

  • L'administrateur peut désigner un responsable pour un groupe.
  • Tous les membres du personnel appartenant au groupe peuvent accepter la désignation du superviseur.
  • La sélection du superviseur est enregistrée automatiquement.

time-super-2.png

Si aucun superviseur n’est sélectionné (Superviseur = Aucun), les employés de ce groupe n’ont pas besoin de l’approbation d’un superviseur.

3. Processus de validation pour la clôture de fin de mois

Scénario 1 : aucun superviseur affecté

Procédure :

Employee
   |
   |
Submit / Close Month
   |
   |
Month Closed

image.png


Le comportement actuel reste inchangé.

Scénario 2 : supérieur hiérarchique affecté

Procédure :

Employee
   |
   |
Submit Month
   |
   |
Supervisor Review Request Created
   |
   |
Supervisor Reviews
   |
   |
Approve
   |
   |
Month Closed

image.png

Si un utilisateur dispose des autorisations « Super utilisateur » ou « Super administrateur », la demande est directement clôturée au lieu d'être soumise, même si un superviseur est affecté à l'utilisateur connecté.

Le titulaire du compte peut également clôturer directement les demandes de tous les utilisateurs via l’onglet « Aperçu » ainsi que l’onglet « Révision ».

 

Onglet « Résumé de l’examen »

Nouvelle onglet « Révision »

Un nouvel onglet a été ajouté à la page « Résumé ».

Emplacement :

TimeCatch → Solde

Affichage pour les responsables

Les responsables peuvent consulter les informations suivantes :

  • Nom de l’employé
  • Mois
  • Heures de travail prévues
  • Heures effectivement travaillées
  • Solde
  • Heures supplémentaires
  • Congés
  • Statut d'approbation

test.png

Seules les demandes des employés affectés à ce responsable sont affichées.

Si un responsable a des demandes en attente et que l'entreprise/le propriétaire le retire de ses fonctions, toutes les demandes en attente restent visibles dans l'onglet « Examen » de l'entreprise/du propriétaire et peuvent être finalisées une fois examinées.

test (1).png

4. Paramètres de notification par e-mail pour les responsables

Nouvel onglet « Paramètres du responsable »

Emplacement :

TimeCatch → Paramètres

Nouvel onglet : Superviseur

Liste des superviseurs

Cette page affiche tous les superviseurs disponibles.

Chaque ligne correspondant à un superviseur contient :

Champ Description
Nom du superviseur Employé affecté à ce responsable
Notification par e-mail Activer/désactiver les e-mails
Adresse e-mail Adresse e-mail du responsable


time-super-6.png

Activer les notifications

Case à cocher : Recevoir des notifications par e-mail

Si cette option est activée : le responsable recevra des e-mails concernant les demandes de révision en attente.

Désactiver les notifications

Si cette option est désactivée :

  • aucun e-mail ne sera envoyé.
  • Les demandes en attente restent disponibles sur le portail.

5. Règles relatives aux notifications par e-mail

Les notifications par e-mail ne sont envoyées que si :

Conditions :

✔ Un responsable a été désigné
✔ La case « Notification » est cochée
✔ Il existe des demandes en attente pour la revue mensuelle

Lorsqu'une demande est adressée à un responsable hiérarchique, un e-mail n'est envoyé qu'une seule fois, à la fin de la journée.


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