Verfahren zur aufsichtsrechtlichen Überprüfung Übersicht Der Genehmigungsworkflow für Vorgesetzte führt einen Genehmigungsmechanismus für monatliche Zeiterfassungszusammenfassungen in TimeCatch ein. Mitarbeiter können ihre monatliche Zusammenfassung zur Überprüfung einreichen. Ist ein Vorgesetzter zugewiesen, wird die Zusammenfassung vor dem endgültigen Monatsabschluss zur Genehmigung an den Vorgesetzten gesendet. Ist kein Vorgesetzter zugewiesen, bleibt der Monatsabschlussprozess unverändert und der Mitarbeiter kann den Monat direkt abschließen. 1. Zuweisung eines Vorgesetzten Auswahl eines Vorgesetzten hinzufügen Ein neues Feld zur Auswahl eines Vorgesetzten wird verfügbar sein unter: Seite „Mitarbeiterdetails“ Seite „Gruppendetails“ Administratoren können dieses Feld nutzen, um einen Mitarbeiter als Vorgesetzten zuzuweisen. Nur der Unternehmens-/Superadministrator kann den Vorgesetzten zuweisen oder ändern. Seite „Mitarbeiterdetails“ Navigation: TimeCatch → Mitarbeiter → Mitarbeiter auswählen → Übersicht Ein neues Dropdown-Feld: „Vorgesetzter“ wird angezeigt. Funktionalität Der Administrator kann einen beliebigen Mitarbeiter aus der Mitarbeiterliste auswählen. Die Auswahl wird automatisch gespeichert. Ein zusätzliches Speichern ist nicht erforderlich. Der zugewiesene Vorgesetzte wird sofort aktiv. Vorgesetztenzuweisung entfernen So entfernen Sie einen zugewiesenen Vorgesetzten: Öffnen Sie das Dropdown-Menü „Vorgesetzter“. Wählen Sie „Keine“ aus. Die Betreuerzuweisung wird automatisch aufgehoben. 2. Einen Gruppenbetreuer zuweisen Pfad: TimeCatch → Mitarbeiter → Gruppe Auch für Gruppen steht ein Feld „Vorgesetzter“ zur Verfügung. Funktionsweise Der Administrator kann einer Gruppe einen Betreuer zuweisen. Alle Mitarbeiter innerhalb der Gruppe können die Zuweisung des Vorgesetzten akzeptieren. Die Auswahl des Vorgesetzten wird automatisch gespeichert. Wenn kein Vorgesetzter ausgewählt wird: Vorgesetzter = Keiner , benötigen die Mitarbeiter dieser Gruppe keine Genehmigung durch einen Vorgesetzten. 3. Genehmigungsverfahren für den Monatsabschluss Szenario 1: Kein Vorgesetzter zugewiesen Vorgehensweise: Employee | | Submit / Close Month | | Month Closed Das derzeitige Verhalten bleibt unverändert. Szenario 2: Vorgesetzter zugewiesen Vorgehensweise: Employee | | Submit Month | | Supervisor Review Request Created | | Supervisor Reviews | | Approve | | Month Closed Registerkarte „Zusammenfassung der Überprüfung“ Neue Registerkarte „Überprüfung“ Auf der Seite „Zusammenfassung“ wird eine neue Registerkarte hinzugefügt. Speicherort: TimeCatch → Saldo Ansicht für Vorgesetzte Vorgesetzte können Folgendes einsehen: Name des Mitarbeiters Monat Zielarbeitszeit Tatsächliche Arbeitsstunden Saldo Überstunden Urlaub Genehmigungsstatus Es werden nur Anträge von Mitarbeitern angezeigt, die diesem Vorgesetzten zugewiesen sind. Wenn ein Vorgesetzter ausstehende Anträge hat und das Unternehmen/der Eigentümer den Vorgesetzten entfernt, bleiben alle ausstehenden Anträge auf der Registerkarte „Überprüfen“ des Unternehmens/Eigentümers sichtbar und können nach der Überprüfung abgeschlossen werden. 4. E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen für Vorgesetzte Neuer Reiter „Vorgesetzten-Einstellungen“ Speicherort: TimeCatch → Einstellungen Neuer Reiter: Supervisor Vorgesetzte-Liste Auf dieser Seite werden alle verfügbaren Vorgesetzten angezeigt. Jede Zeile eines Supervisors enthält: Feld Beschreibung Name des Vorgesetzten Als Vorgesetzten zugewiesener Mitarbeiter E-Mail-Benachrichtigung E-Mails aktivieren/deaktivieren E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse des Vorgesetzten Benachrichtigungen aktivieren Kontrollkästchen: E-Mail-Benachrichtigungen erhalten Wenn aktiviert : Der Vorgesetzte erhält E-Mails zu ausstehenden Überprüfungsanfragen. Benachrichtigungen deaktivieren Wenn deaktiviert: Es werden keine E-Mails versendet. Ausstehende Anfragen bleiben im Portal verfügbar. 5. Regeln für E-Mail-Benachrichtigungen E-Mail-Benachrichtigungen werden nur versendet, wenn: Bedingungen : ✔ Ein Vorgesetzter wurde zugewiesen ✔ Das Kontrollkästchen für die Benachrichtigung ist aktiviert ✔ Es liegen ausstehende Anfragen für die monatliche Überprüfung vor Bei einer Anfrage an einen Vorgesetzten wird am Ende des Tages nur einmal eine E-Mail versendet.