TimeCatch Allgemeine Erklärungen

• Dashboard
• Saldo
• Buchungs Info
• Kontobuchungen
• Ferienplaner
• Exporte
• Lohnbuchhaltung
• Regeln
• Mitarbeiter Austritte

Dashboard

Um auf das Dashboard zu kommen, folgen Sie den beiden Pfeilen 1 und 2.

Bei Punkt 3 können Sie nun einen Mitarbeiter auswählen.

Bei den einzelnen Tagen werden die Stempelungen des Mitarbeiters angezeigt. Zudem sind dort, wie unten zu sehen, Korrekturbuchungen zu finden.
Ausserdem wird dort die Soll und die Ist Arbeitszeit angezeigt.

Hinweis: Wie rechnet TimeCatch die Stunden?

TimeCatch rechnet immer in Sekunden. Das über alle Berechnungen hinweg.
Beispiel:
Ein: 07:02:17 - Aus: 12:45:00 -> Entsprechen 5h 42min 43 Sekunden oder 20563 Sekunden.
Ein: 13:27:44 - Aus: 17:00:00 -> Entsprechen 3h 32min 16 Sekunden oder 12736 Sekunden.
Total: 33299 Sekunden. -> Nur diese Zahl ist relevant für die Berechnung aller Stunden.

Nun kommt die Anzeige:

• Stunden: stunden = (33299 / 3600) 33299 ÷ 3600 = 9.2497 = 9 Stunden
• Verbleibende Sekunden abzüglich Stunden:  33299 % 3600 33299 - (9 × 3600) = 33299 - 32400 = 899
• Minutes: (899 / 60) 899 ÷ 60 = 14.9833 = 14 Minuten
• Sekunden:  899 % 60 899 - (14 × 60) = 899 - 840 = 59 Sekunden

Im Dashboard Kalender werden die Sekunden ausgeblendet. Somit wird angezeigt: 9:14

Hier ist die Übersicht für den jeweiligen Mitarbeiter zu sehen. Die Begriffe finden Sie unten erklärt. 

 

Soll/Tot
Soll	Sollzahl der Stunden bis und mit heute
Ist	Ist-Zeit der Stunden die bis jetzt gearbeitet wurden
Prsz	Wie viel der Ist-Stunden sind auch Präsenz-Stunden (ohne z.B. Krankheit etc.)
Saldo
Üstd	Hier sind die Stunden aufgeführt, welche mehr als die Soll-Zeit gearbeitet wurde bis zum erreichen der Wochen-Höchstarbeitszeit
Üzeit	Hier sind die Stunden aufgeführt, welche mehr als die Wochenhöchstarbeitszeit gearbeitet wurde (Diese Stunden müssen wie Ferien kompensiert werden).
FerBez	Wie viele Ferienstunden wurden schon bezogen
FerPlan	Wie viele Ferienstunden wurden schon geplant
FerSal	Wie viele Ferienstunden sind noch verfügbar

Unterhalb des Dashboards ist noch eine Grafik zu finden, welche auf den oben angezeigten Daten beruhen.

Unter dem Punkt "Status" (mit dem roten Pfeil markiert), finden Sie eine Auswertung der Mitarbeitersaldi und eine Auflistung von Fehlstempelungen von Mitarbeitern.

Saldo

Folgen Sie den beiden Pfeilen 1 und 2, um eine schnelle Übersicht eines Mitarbeiters für die vergangenen Monate zu erhalten.

Buchungs Info

Folgen Sie den beiden Pfeilen 1 und 2 um auf die Seite der Buchungs info zu kommen.
Hier können Sie nun den Zeitraum auswählen über welchen Sie eine Auswertung haben möchten und die Mitarbeiter welche in der Auswertung berücksichtigt werden sollen.

Wählen Sie nun auf der rechten Seite die Buchungskategorien aus, über welche Sie eine Auswertung haben wollen.

Nun sehen Sie darunter ein Balkendiagramm und rechts daneben die genauen Zeiten, welche die Mitarbeiter gestempelt haben in diesem Zeitraum.
Dies können Sie nun als CSV oder PDF exportieren.

Kontobuchungen

Folgen Sie den beiden Pfeilen 1 und 2, um Kontobuchungen für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zu machen.

Hier eine Erklärung der Einstellmöglichkeiten:

Kategorie - Hier kann ausgewählt werden, als welche Kategorie die Buchung gemacht werden soll.
Zeit - Hier kann in Stunden und Minuten (nicht als Dezimal) eingestellt werden, wie viel gebucht werden soll.
Gutschrift - Hier kann umgestellt werden, ob es sich um eine Gutschrift oder einen Abzug handelt.
Datum - Wann soll die Buchung erfolgen (kann auch in der Vergangenheit oder der Zukunft liegen)
Notizen - Hier kann eine Notiz eingefügt werden. Diese wird dann bei der Buchung angezeigt.

Hier kann nun ausgewählt werden, welche Mitarbeiter oder auch welche Gruppen diese Buchung erhalten sollen.

Ferienplaner

Folgen Sie den beiden Pfeilen 1 und 2 um den Ferienplaner aufzurufen.

Wie oben zu sehen, wurde dem Mitarbeiter Muster Max Ferien vom 16. Juni bis zum 20. Juni eingetragen. 
Die Ferientage können einfach eingetragen werden, indem Sie auf den ersten Tag der Ferien klicken, die Maus gedrückt halten und bis zum Ferienende gezogen werden. Nun können Sie die Maustaste los lassen und dies mit dem "Speichern" Button bestätigen.
Dies wird dann entsprechend automatisch im Dashboard angezeigt.

Das Ferienguthaben wir erst am jeweiligen Tag abgezogen und nicht schon nach der Planung. 
Die Geplanten werden nur als FerPlan in der Übersicht auf dem Dashboard angezeigt.

Exporte

Folgen Sie den Pfeile 1 und 2 auf die Seite "Exporte" um für einen oder mehrere Mitarbeiter einen Stundenrapport zu generieren.

Auf der linken Seite können Sie einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, für welche Sie den Export erstellen wollen (mit den beiden grau hinterlegten Haken können alle Mitarbeiter ausgewählt werden).

Auf der rechten Seite haben Sie folgende Optionen:
- Von und Bis Zeit für welchen Sie den Export erstellen wollen
- Das Zeitformat im Stunden- oder Dezimalformat
- Den Export als PDF oder CSV
- Einen Abacus export mit oder ohne die "cost centres" für den Import ins Abacus
- Die Führungsliste für eine zusammengefasste Darstellung der Zeiten (mit dem Button "Kein Startdatum" können Sie die Führungsliste vom Eintritt des Mitarbeiters bis zum "Bis" Datum generiert werden).

Nur mit dem "Kein Startdatum" angewählt kann eine korrekte Führungsliste Jahresübergreifend generiert werden.

Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung kann nur zusammen mit dem "ABACUS" System genutzt werden.

Über die beiden Pfeile 1 und 2 gelangen Sie in die Lohnbuchhaltung.

Hier können Sie nun über die beiden "Erstellen" Buttons die Lohnarten und die Kostenstellen definieren.
Die dafür benötigten Codes wie unten 105 und 109 bekommen Sie von Ihrem Abacus Techniker.

Wenn Sie nach dem erstellen auf Speichern gedrückt haben sollte es wie im Bild unten aussehen.

Nun können Sie bei den Sollzeit Profilen die Lohnarten und die Kostenstellen welche Sie zuvor erstellt haben einsetzen.

Regeln

Wenn Sie beispielsweise verhindern möchten, dass Mitarbeiter zu früh einstempeln, können Sie dies durch das Festlegen einer Regel erreichen.

Navigieren Sie mit den beiden Schaltflächen, die mit den Pfeilen 1 und 2 gekennzeichnet sind, zu der angezeigten Seite. Über die Schaltfläche mit der Pfeilnummer 3 können
Sie eine neue Regel erstellen.

Dadurch werden neue Einstellungsoptionen geöffnet. Im Zeitfenster unter Pfeil 4 können Sie einen Zeitraum zwischen „Zwischen“ und „Und“ eingeben. Unter „Verschieben nach“ können Sie dann die gewünschte Uhrzeit eingeben (siehe Beispiel unten).
Schließlich können Sie unter Pfeil 5 die Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen auswählen, für die dies gelten soll.

Beispiel für ein solches Zeitfenster.
Hier sehen Sie, dass alle Stempelungen zwischen 06:00 und 06:59 automatisch auf 07:00 verschoben werden.

Szenarien für Pausenregeln

Die Pausenregel wird auf der Grundlage eines vordefinierten Arbeitstagfensters durchgesetzt, das durch eine Start- und eine Endzeit sowie eine vorgeschriebene Pausendauer definiert ist.

Betrachten Sie zur Veranschaulichung eine Regel, die von 06:00 bis 14:00 Uhr mit einer vorgeschriebenen Pausenzeit von 30 Minuten konfiguriert ist. Diese Konfiguration legt eine erwartete Nettoarbeitszeit von 8 Stunden innerhalb des angegebenen Zeitfensters fest.

Das System berechnet und passt die Pausenzeit automatisch an, um die Einhaltung der Regel sicherzustellen. Zu den wichtigsten Grundsätzen gehören:

• Die Arbeitszeit wird nur innerhalb des definierten Zeitraums berechnet (im Beispiel von 06:00 bis 14:00 Uhr). Außerhalb dieses Zeitfensters erfasste Zeiten werden bei der Berechnung der Pausenregel nicht berücksichtigt.
• Verspätete Arbeitsbeginnzeiten werden als Teil der vorgeschriebenen Pause behandelt.
• Wenn ein Benutzer nach 06:35 Uhr (mehr als 30 Minuten zu spät) mit der Arbeit beginnt, wird die Pausenregel nicht angewendet.
• Das System gleicht etwaige Defizite in der Dauer der vorgeschriebenen Pause (manuelle Pausen plus verspäteter Arbeitsbeginn) aus, indem es automatisch die verbleibende Pausenzeit hinzufügt.

Die folgenden Szenarien veranschaulichen die Anwendung der Regel:

Szenario 1: Geringfügiger verspäteter Arbeitsbeginn mit einer Arbeit, die leicht über die Endzeit hinausgeht Am 1. Mai 2026 begann der Benutzer um 06:03 Uhr und beendete seine Arbeit um 14:05 Uhr.

• Die 3-minütige Verspätung wird auf die 30-minütige Pause angerechnet.
• Das System rechnet automatisch die verbleibenden 27 Minuten der Pause hinzu, um die Anforderungen der Regel zu erfüllen.
• Arbeit, die nach 14:00 Uhr geleistet wurde, wird bei der Berechnung nicht berücksichtigt.

Szenario 2: Mäßig verspäteter Arbeitsbeginn Am 2. Mai 2026 begann der Benutzer um 06:20 Uhr und beendete seine Arbeit um 14:02 Uhr.

• Die 20-minütige Verspätung wird auf die Pause angerechnet.
• Das System addiert automatisch die verbleibenden 10 Minuten hinzu, um die 30-minütige Pausenpflicht zu erfüllen.
• Es wird nur die Zeit innerhalb des Zeitfensters von 06:00 bis 14:00 Uhr ausgewertet.

Szenario 3: Verspäteter Arbeitsbeginn in Kombination mit einer manuellen Pause Am 3. Mai 2026 begann der Benutzer um 06:15 Uhr, arbeitete bis 13:10 Uhr, nahm von 13:10 bis 13:15 Uhr (5 Minuten) eine manuelle Pause und setzte die Arbeit bis 14:05 Uhr fort.

• Verspäteter Arbeitsbeginn: 15 Minuten.
• Manuell genommene Pause: 5 Minuten.
• Gesamtpausenzeit: 20 Minuten.
• Das System fügt automatisch die verbleibenden 10 Minuten hinzu, um die 30-Minuten-Pausenregel zu erfüllen.

Diese Szenarien veranschaulichen die Systemlogik für den Umgang mit Abweichungen bei Startzeiten, manuellen Pausen und der Einhaltung des definierten Arbeitsfensters. Administratoren und Benutzer sollten die spezifische Regelkonfiguration in ihrer Organisation für genaue Parameter heranziehen. Zur visuellen Veranschaulichung sehen Sie sich bitte die beigefügten Screenshots der täglichen Anwesenheitsaufzeichnungen an.

Mitarbeiter Austritte

Folgen Sie den beiden Pfeilen 1 und 2 kommen Sie auf die Liste der aktiven Mitarbeiter.
Verlässt nun ein Mitarbeiter das Unternehmen können Sie hier den Mitarbeiter auswählen und über das "Austrittsdatum" seinen letzten Arbeitstag auswählen. Dies bestätigen Sie dann mit einem klick auf den "Mitarbeiter Austritt" Button.

Anschliessend öffnet sich das unten stehende Popup mit welchem Sie den Austritt dann nochmal bestätigen müssen.
Der Mitarbeiter kann dann noch bis und mit dem eingestellten letzten Tag ganz normal weiter Stempeln.
Nach dem erfolgreichen Austritt des Mitarbeiters entfallen auch die Monatlichen kosten von 2.-.

Wollen Sie nun die Mitarbeiter welche Austreten werden oder schon ausgetreten sind anschauen, folgen Sie den beiden Pfeilen 1 und 2.
Hier sehen Sie nun die Mitarbeiter welche einen geplanten Austritt eingestellt haben.
Wenn Sie nun einen Mitarbeiter anklicken sehen Sie auf den ersten Blick dessen Aktuelle Guthaben von Stunden und Ferientagen.
Zudem können Sie hier mit einem Klick auf das rote Mülleimer-Symbol den Austritt wieder sistieren.

Klicken Sie nun auf den Button beim Pfeil 3, gelangen Sie auf die Übersicht aller bereits ausgetretener Mitarbeiter.
Hier haben Sie die Möglichkeit einen Mitarbeiter auswählen und einen detaillierten Bericht über dessen gearbeiteten Stunden Exportieren.

Haben Sie nun einen Mitarbeiter welcher nach einiger Zeit wieder in das Unternehmen eintritt, können Sie einen Wiedereintritt veranlassen. Dies machen Sie über den Button "Wiedereintritt Mitarbeitername".
Dies hat für Sie den Vorteil, dass die bisherige Historie des Mitarbeiters erhalten bleibt.

Nach einem Klick auf den Wiedereintritt Button öffnet sich folgendes Popup.
Der Wiedereintritt kostet einmalig 25.- und ab dann wieder die 2.- pro Mitarbeiter pro Monat.