TimeCatch Déclarations générales
- Tableau de bord
- Solde
- Info sur la réservation
- Écritures sur le compte
- Planificateur de vacances
- Exportations
- Gestion des salaires
- Règles
- Départs de collaborateurs
Tableau de bord
Pour accéder au tableau de bord, suivez les deux flèches 1 et 2.
Au point 3, vous pouvez maintenant sélectionner un employé.
Les pointages de l'employé sont affichés pour chaque jour. De plus, comme vous pouvez le voir ci-dessous, vous y trouverez les corrections comptables. Les heures de travail
théoriques et réelles y sont également affichées.
Remarque : comment TimeCatch calcule-t-il les heures ?
TimeCatch calcule toujours en secondes. Cela vaut pour tous les calculs.
Exemple :
Entrée : 07:02:17 - Sortie : 12:45:00 -> Ce qui correspond à 5 h 42 min 43 s ou 20563 secondes.
Début : 13:27:44 - Fin : 17:00:00 -> Correspond à 3h 32min 16 secondes ou 12736 secondes.
Total : 33299 secondes. -> Seul ce chiffre est pertinent pour le calcul de toutes les heures. Voici
maintenant l'affichage :
- Heures : heures = (33299 / 3600) 33299 ÷ 3600 = 9,2497 = 9 heures
- Secondes restantes moins les heures : 33299 % 3600 33299 - (9 × 3600) = 33299 - 32400 = 899
- Minutes : (899 / 60) 899 ÷ 60 = 14,9833 = 14 minutes
- Secondes : 899 % 60 899 - (14 × 60) = 899 - 840 = 59 secondes
Dans le calendrier du tableau de bord, les secondes sont masquées. L'affichage est donc le suivant : 9:14
Voici l'aperçu pour l'employé concerné. Les termes sont expliqués ci-dessous.
| Théorique/Réel | |
| Prévu | Nombre d'heures théoriques jusqu'à aujourd'hui inclus |
| Réel | Nombre réel d'heures travaillées jusqu'à présent |
| Prsz | Combien d'heures réelles sont également des heures de présence (sans compter les absences pour cause de maladie, etc.) |
| Solde | |
| Üstd | Ce champ indique les heures supplémentaires effectuées au-delà du temps de travail théorique jusqu'à atteindre le temps de travail hebdomadaire maximal. |
| Üzeit | Ce sont les heures travaillées en plus de la durée maximale hebdomadaire du travail (ces heures doivent être compensées comme des vacances). |
| FerBez | Combien d'heures de congé ont déjà été prises ? |
| FerPlan | Combien d'heures de congé ont déjà été planifiées |
| FerSal | Combien d'heures de congé sont encore disponibles |
Sous le tableau de bord, vous trouverez un graphique basé sur les données affichées ci-dessus.
Sous la rubrique « Statut » (marquée d'une flèche rouge), vous trouverez une évaluation des soldes des employés et une liste des pointages manquants des employés.
Solde
Suivez les deux flèches 1 et 2 pour obtenir un aperçu rapide des données d'un collaborateur pour les mois passés.
Info sur la réservation
Suivez les deux flèches 1 et 2 pour accéder à la page des informations de réservation. Vous pouvez
alors sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez obtenir une évaluation et les employés qui doivent être pris en compte dans l'évaluation.
Sélectionnez ensuite, à droite, les catégories de réservation pour lesquelles vous souhaitez obtenir une évaluation.
Vous voyez alors apparaître un diagramme à barres et, à droite, les heures exactes que les employés ont enregistrées pendant cette période. Vous pouvez maintenant
exporter ces données au format CSV ou PDF.
Écritures sur le compte
Suivez les deux flèches 1 et 2 pour effectuer des écritures comptables pour plusieurs employés en même temps.
Voici une explication des possibilités de réglage :
Catégorie - Vous pouvez sélectionner ici la catégorie dans laquelle l'écriture doit être effectuée.
Durée - Vous pouvez ici définir en heures et en minutes (pas en décimales) la durée de l'écriture.
Crédit - Vous pouvez ici choisir s'il s'agit d'un crédit ou d'une déduction.
Date - Quand l'écriture doit-elle être effectuée (elle peut également se situer dans le passé ou dans le futur)
Notes - Vous pouvez ici ajouter une note. Celle-ci s'affichera alors lors de l'écriture.
Vous pouvez maintenant sélectionner les employés ou les groupes qui doivent recevoir cette écriture.
Planificateur de vacances
Suivez les deux flèches 1 et 2 pour accéder au planificateur de congés.
Comme vous pouvez le voir ci-dessus, les congés du collaborateur Muster Max ont été enregistrés du 16 juin au 20 juin.
Les jours de congé peuvent être facilement enregistrés en cliquant sur le premier jour des congés, en maintenant le bouton de la souris enfoncé et en le déplaçant jusqu'à la fin des congés. Vous pouvez maintenant relâcher le bouton de la souris et confirmer en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
Cela s'affichera alors automatiquement dans le tableau de bord.
Les jours de congé ne sont déduits qu'au moment où ils sont pris et non dès leur planification.
Les jours planifiés sont uniquement affichés sous forme de « FerPlan » dans l'aperçu du tableau de bord.
Exportations
Sur le côté gauche, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs employés pour lesquels vous souhaitez créer l'exportation (les deux cases grisées permettent de sélectionner tous les employés).
Sur le côté droit, vous disposez des options suivantes
:- La période (de et à) pour laquelle vous
souhaitez créer l'exportation - Le format horaire (en heures ou en décimales)
- L'exportation au format PDF ou CSV -
Une exportation Abacus avec ou sans les « centres de coûts » pour l'importation dans
Abacus - La liste de gestion pour un affichage récapitulatif des heures (le bouton « Aucune date de début » vous permet de générer la liste de gestion depuis l'entrée du collaborateur jusqu'à la date « Jusqu'à »).
Seule la sélection de « Aucune date de début » permet de générer une liste de gestion correcte sur plusieurs années.
Gestion des salaires
La comptabilité salariale ne peut être utilisée qu'avec le système « ABACUS ».
Les deux flèches 1 et 2 vous permettent d'accéder à la comptabilité salariale.
Vous pouvez alors définir les types de salaires et les centres de coûts à l'aide des deux boutons « Créer ».
Les codes nécessaires, tels que 105 et 109 ci-dessous, vous seront fournis par votre technicien Abacus.
Une fois la création terminée, cliquez sur « Enregistrer » pour obtenir le résultat illustré ci-dessous.
Vous pouvez maintenant utiliser les types de salaires et les centres de coûts que vous avez créés précédemment dans les profils de temps théorique.
Règles
Si, par exemple, vous souhaitez empêcher les employés de pointer trop tôt, vous pouvez le faire en définissant une règle.
Cela ouvre de nouvelles options de configuration. Dans la fenêtre de temps sous la flèche 4, vous pouvez saisir une plage horaire entre « Entre » et « Et ». Sous « Déplacer vers », vous pouvez ensuite saisir l'heure souhaitée (voir l'exemple ci-dessous).
Enfin, sous la flèche 5, vous pouvez sélectionner les employés ou les groupes d'employés auxquels cela doit s'appliquer.
Exemple d’une telle plage horaire.
Vous voyez ici que tous les pointages effectués entre 06h00 et 06h59 sont automatiquement décalés à 07h00.
Scénarios pour les règles de pause
La règle de pause s’applique sur la base d’une plage horaire de travail prédéfinie, qui est déterminée par une heure de début et une heure de fin ainsi qu’une durée de pause obligatoire.
À titre d'illustration, prenons une règle configurée de 06h00 à 14h00 avec une durée de pause obligatoire de 30 minutes. Cette configuration définit un temps de travail net prévu de 8 heures dans la plage horaire spécifiée.
Le système calcule et ajuste automatiquement la durée de la pause afin de garantir le respect de la règle. Parmi les principes fondamentaux, on peut citer :
- Le temps de travail n’est calculé que pendant la période définie (dans l’exemple, de 6 h à 14 h). Les temps enregistrés en dehors de cette plage horaire ne sont pas pris en compte dans le calcul de la règle de pause.
- Les retards à l'arrivée au travail sont considérés comme faisant partie de la pause obligatoire.
- Si un utilisateur commence à travailler après 6 h 35 (avec plus de 30 minutes de retard), la règle relative aux pauses n’est pas appliquée.
- Le système compense tout déficit dans la durée de la pause obligatoire (pauses manuelles plus début de travail en retard) en ajoutant automatiquement le temps de pause restant.
Les scénarios suivants illustrent l'application de la règle :
Scénario 1 : Début de travail légèrement en retard avec une tâche qui dépasse légèrement l'heure de fin Le 1er mai 2026, l'utilisateur a commencé à 06h03 et a terminé son travail à 14h05.
- Le retard de 3 minutes est imputé à la pause de 30 minutes.
- Le système ajoute automatiquement les 27 minutes restantes de la pause afin de respecter les exigences de la règle.
- Le travail effectué après 14 h n'est pas pris en compte dans le calcul.
Scénario 2 : Début de travail modérément en retard Le 2 mai 2026, l'utilisateur a commencé à 6 h 20 et a terminé son travail à 14 h 02.
- Le retard de 20 minutes est déduit de la pause.
- Le système ajoute automatiquement les 10 minutes restantes afin de respecter l'obligation de pause de 30 minutes.
- Seul le temps compris dans la plage horaire de 06h00 à 14h00 est pris en compte.
Scénario 3 : Début de travail en retard combiné à une pause manuelle Le 3 mai 2026, l'utilisateur a commencé à 6 h 15, a travaillé jusqu'à 13 h 10, a pris une pause manuelle de 13 h 10 à 13 h 15 (5 minutes) et a repris le travail jusqu'à 14 h 05.
- Début de travail retardé : 15 minutes.
- Pause manuelle : 5 minutes.
- Durée totale de la pause : 20 minutes.
- Le système ajoute automatiquement les 10 minutes restantes afin de respecter la règle des 30 minutes de pause.
Ces scénarios illustrent la logique du système pour la gestion des écarts au niveau des heures de début, des pauses manuelles et du respect de la plage horaire de travail définie. Les administrateurs et les utilisateurs doivent se référer à la configuration spécifique des règles au sein de leur organisation pour connaître les paramètres exacts. Pour une illustration visuelle, veuillez consulter les captures d'écran ci-jointes des relevés de présence quotidiens.
Départs de collaborateurs
Suivez les deux flèches 1 et 2 pour accéder à la liste des employés actifs. Si un
employé quitte l'entreprise, vous pouvez le sélectionner ici et choisir son dernier jour de travail via la « date de départ ». Confirmez ensuite en cliquant sur le bouton « Départ de l'employé ».
La fenêtre contextuelle ci-dessous s'ouvre alors et vous devez confirmer à nouveau le départ.
L'employé peut continuer à pointer normalement jusqu'au dernier jour défini inclus.
Une fois le départ de l'employé validé, les frais mensuels de 2.- sont supprimés.
Si vous souhaitez maintenant consulter la liste des employés qui vont quitter l'entreprise ou qui l'ont déjà quittée, suivez les deux flèches 1 et 2. Vous voyez
ici les employés qui ont défini une date de départ prévue.
Lorsque vous cliquez sur un employé, vous voyez immédiatement son solde actuel d'heures et de jours de congé. Vous pouvez
également suspendre le départ en cliquant sur l'icône rouge représentant une poubelle.
Cliquez maintenant sur le bouton correspondant à la flèche 3 pour accéder à la liste de tous les employés ayant déjà quitté l'entreprise. Vous
avez ici la possibilité de sélectionner un employé et d'exporter un rapport détaillé sur les heures qu'il a travaillées.
Si un collaborateur réintègre l'entreprise après un certain temps, vous pouvez demander sa réintégration. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Réintégration du nom du collaborateur ».
Cela vous permet de conserver l'historique du collaborateur.
Après avoir cliqué sur le bouton de réintégration, la fenêtre contextuelle suivante s'ouvre.
La réintégration coûte 25 € une seule fois, puis 2 € par employé et par mois.
